Reuniões Produtivas e Eficazes
O texto abaixo foi retirado do Jornal Público.PT (Portugal) e nos dá uma ótima reflexão sobre o assunto. O problema de reuniões ineficazes no Brasil não é diferente. Leve o assunto para sua empresa. Peça informações sobre como podemos minimizar os custos de reuniões improdutivas.
Amanhã, às 14h30, na sala de reuniões (não faltar!)
Natália Faria
Amanhã, às 14h30, na sala de reuniões (não faltar!)
Natália Faria
São aborrecidas, ineficazes e caras. As reuniões de trabalho consomem cada vez mais tempo em Portugal: cerca de seis horas por semana, segundo os especialistas. Mas há truques para que corram melhor - mudar o formato da mesa, obrigar os retardatários a permanecer de pé, proibir telemóveis
a Uma empresa do sector automóvel decidiu obrigar cada pessoa que chegasse atrasada a depositar um euro num porquinho mealheiro existente na sala de reuniões. E de nada valia ao retardatário desculpar-se com o trânsito caótico, as dificuldades no estacionamento ou, na versão mais genérica mas igualmente popular, com "problemas urgentes de última hora". Em pouco tempo, o mealheiro deixou de ser necessário porque as pessoas se habituaram a chegar a horas.
Mas por que é toda a gente gasta tanto tempo em reuniões? São mesmo um mal necessário para que o trabalho avance ou transformaram-se numa espécie de doença crónica que não mata mas vai minando o desempenho das empresas?
Em Portugal, gasta-se mais tempo em reuniões do que a média da União Europeia, que é de quatro horas e meia por semana. "A minha experiência como consultor e formador diz-me que gastamos à volta de seis horas por semana", calcula Pedro Mendonça, consultor na área do Comportamento Organizacional e professor no Instituto Superior de Engenharia de Lisboa. "A maioria destas reuniões são como as palas de D. Afonso Henriques: chatas e compridas", acrescenta.
Há formas de conferir maior eficácia às reuniões, além do porquinho mealheiro: os objectos que estão na sala, quem paga os cafés, o tipo de cadeiras e o formato da mesa, a hora do dia a que se realizam, tudo isto pode influenciar. "Ou colocar uma cadeira a menos na sala para que quem chegue atrasado seja obrigado a permanecer de pé?", sugere ainda Pedro Mendonça no capítulo das penalidades. Proibir os telemóveis também é meio caminho andado para evitar que uma reunião se prolongue demasiado. Outra regra é nunca fazer uma reunião que se prolongue para lá de 1h30. "Ao fim de uma hora e meia já não temos posição na cadeira. Isto tem a ver com o ritmo cerebral humano."
Marcar uma reunião para as 10h15 em vez de para as 10h00 também parece incentivar a pontualidade. (texto completo e fonte)
a Uma empresa do sector automóvel decidiu obrigar cada pessoa que chegasse atrasada a depositar um euro num porquinho mealheiro existente na sala de reuniões. E de nada valia ao retardatário desculpar-se com o trânsito caótico, as dificuldades no estacionamento ou, na versão mais genérica mas igualmente popular, com "problemas urgentes de última hora". Em pouco tempo, o mealheiro deixou de ser necessário porque as pessoas se habituaram a chegar a horas.
Mas por que é toda a gente gasta tanto tempo em reuniões? São mesmo um mal necessário para que o trabalho avance ou transformaram-se numa espécie de doença crónica que não mata mas vai minando o desempenho das empresas?
Em Portugal, gasta-se mais tempo em reuniões do que a média da União Europeia, que é de quatro horas e meia por semana. "A minha experiência como consultor e formador diz-me que gastamos à volta de seis horas por semana", calcula Pedro Mendonça, consultor na área do Comportamento Organizacional e professor no Instituto Superior de Engenharia de Lisboa. "A maioria destas reuniões são como as palas de D. Afonso Henriques: chatas e compridas", acrescenta.
Há formas de conferir maior eficácia às reuniões, além do porquinho mealheiro: os objectos que estão na sala, quem paga os cafés, o tipo de cadeiras e o formato da mesa, a hora do dia a que se realizam, tudo isto pode influenciar. "Ou colocar uma cadeira a menos na sala para que quem chegue atrasado seja obrigado a permanecer de pé?", sugere ainda Pedro Mendonça no capítulo das penalidades. Proibir os telemóveis também é meio caminho andado para evitar que uma reunião se prolongue demasiado. Outra regra é nunca fazer uma reunião que se prolongue para lá de 1h30. "Ao fim de uma hora e meia já não temos posição na cadeira. Isto tem a ver com o ritmo cerebral humano."
Marcar uma reunião para as 10h15 em vez de para as 10h00 também parece incentivar a pontualidade. (texto completo e fonte)
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